¿Qué es la gestión de contenidos empresariales (ECM)?
La gestión de contenidos empresariales (ECM) es el ciclo de vida del contenido de una organización, incluidos los documentos, las hojas de cálculo, los contratos y las imágenes escaneadas. El objetivo de la gestión de contenidos es reducir el riesgo de pérdida de información y mejorar la productividad, la eficiencia y la experiencia del cliente eliminando las tareas basadas en el papel y mejorando la visibilidad de los procesos.
Es un concepto que engloba la combinación de estrategias, procedimientos y métodos con la finalidad de gestionar de forma central la información de su empresa. El término surgió a finales de 1990 en Estados Unidos a partir de los sistemas de gestión documental y archivos electrónicos (DMS). Mientras que los Document Management System (DMS) y los sistemas de archivos se centran administrar y almacenar documentos electrónicos en una base de datos, el ECM aúna varias tecnologías y métodos de trabajo: digitalización, control de calidad, archivado, distribución y muchos más.
Las soluciones de gestión de contenidos empresariales de primera generación ya no reflejan plenamente la forma en que los usuarios crean, utilizan e interactúan con la información, por lo que el término ha evolucionado hasta convertirse en servicios de contenidos. Un enfoque exitoso de los servicios de contenidos le ayuda a afrontar los cambios en la tecnología y en la forma de trabajar, y combate los silos de información entregando la información correcta a las personas adecuadas en el momento adecuado.
¿Cuáles son los beneficios?
- Aumenta la visibilidad y la accesibilidad de los datos y los procesos, ahorrando en última instancia tiempo y reduciendo significativamente los costos.
- Archivar la información y acceder a ella rápidamente en cualquier momento y lugar.
- Eliminar las tareas en papel y hacer que el mantenimiento de la información sea más accesible y eficiente.
- Organizar y estructurar la información de su empresa para facilitar las referencias relacionadas, proporcionando un contexto en torno a los procesos y transparencia de los mismos.
¿Cuáles son las características de un sistema de gestión de contenidos empresariales?
La plataforma adecuada le permite crear soluciones ilimitadas a medida que se integran y funcionan con sus aplicaciones y sistemas principales. Las características que hay que tener en cuenta pueden clasificarse en nueve funciones principales.
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Captura: Este es el punto de partida crítico de su viaje de gestión de contenidos. Capture documentos, extraiga, clasifique y valide la información de forma automática e inteligente antes de integrarla en las aplicaciones empresariales. |
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Gestión de contenidos: Obtenga una visión completa de sus procesos. La gestión automatizada de contenidos simplifica el acceso a los archivos que necesita para que su equipo pueda tomar decisiones más rápidas y mejor informadas. |
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Automatización de procesos empresariales: Agilice los procesos críticos. Automatice las tareas repetibles, asigne los documentos, gestione las excepciones y amplíe los procesos clave mediante herramientas de flujo de trabajo configurables, reglas y acciones integradas que se pueden personalizar fácilmente sin necesidad de asistencia informática. |
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Gestión de casos: Obtenga una visibilidad completa de un caso de principio a fin. El personal obtiene una visión de 360 grados de toda la información que necesita para una gestión eficaz de los casos y un mejor servicio al cliente. |
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Gestión de las comunicaciones con los clientes: Mejore las comunicaciones con los clientes con la integración de la gestión de contenidos. Cree contenidos personalizados y gestione una amplia gama de necesidades de comunicación para satisfacer las expectativas de los clientes. |
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Colaboración: Comparta contenidos, colabore en documentos y amplíe los procesos relacionados con sus usuarios (ya sean internos o externos) en un entorno seguro. |
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Informes y análisis: Obtenga visibilidad de sus contenidos y procesos en tiempo real con paneles interactivos y registros de auditoría de todas las actividades. |
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Búsqueda: Encuentre el contenido que necesita sin importar dónde se encuentre. Las herramientas de consulta inteligentes le permiten buscar en repositorios, sitios, sistemas de correo electrónico, intranets y más desde una única plataforma. |
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Gestión de registros y retención: Configure reglas y flujos de trabajo automatizados para realizar fácilmente tareas que se pasan por alto, como aprobaciones, almacenamiento, archivo y eliminación. |
enITma sabe que el sistema ECM tiene como objetivo facilitar la gestión de la información mediante la simplificación del almacenamiento, la seguridad, el control de versiones, el enrutamiento de procesos y la conservación. Los beneficios para la organización incluyen eficiencia, control y costos reducidos. Como expertos en soluciones ECM podemos asesora a las empresas para una implementación tecnológica especializada, contáctanos Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..
