Las operaciones aeroportuarias requieren una coordinación precisa entre colaboradores, supervisores, proveedores y equipos de seguridad que participan diariamente en cientos de actividades críticas asociadas a vuelos, posiciones operativas y áreas restringidas.

Avianca enfrentaba el reto de fortalecer el control de acceso del personal, mejorar la supervisión de turnos, asegurar el cumplimiento de los esquemas de seguridad aeroportuaria y contar con información en tiempo real para tomar decisiones operativas más eficientes.

La necesidad de disponer de procesos digitales, trazables y centralizados era clave para garantizar el cumplimiento de los procedimientos internos, optimizar la asignación de recursos y reducir riesgos operativos asociados a la gestión del personal.

Para responder a estos desafíos, enITma implementó el Sistema de Control y Gestión del Esquema de Seguridad y Shift Compliance, una plataforma SaaS especializada para la industria aérea que integra una aplicación móvil operativa y un portal de administración y monitoreo.

La solución fue diseñada para proporcionar visibilidad completa sobre la operación del personal en aeropuertos, permitiendo controlar accesos, registrar actividades, monitorear posiciones operativas y generar indicadores de cumplimiento en tiempo real.

El sistema centralizó la gestión de colaboradores, supervisores y proveedores bajo un único ecosistema digital, fortaleciendo la seguridad y mejorando la capacidad de supervisión de las operaciones aeroportuarias.

Uno de los principales diferenciadores de la implementación fue la incorporación de tecnologías avanzadas que permitieron automatizar procesos de control y supervisión.

Tecnologías implementadas

• Aplicación móvil para Android.
• Portal de administración y monitoreo.
• Geolocalización en tiempo real.
• Dashboards de cumplimiento operativo.
• Inteligencia Artificial para reconocimiento facial.
• Validación digital de credenciales y carnets.
• Integración con sistemas de información de vuelos.
• Arquitectura SaaS de alta disponibilidad.
• Gestión centralizada de usuarios y proveedores.

Gracias a estas capacidades, Avianca obtuvo una visión integral de las actividades realizadas por el personal en cada posición operativa y durante la preparación de vuelos.

La solución permitió digitalizar procesos que anteriormente dependían de registros manuales o supervisión dispersa.

A través de la aplicación móvil, supervisores y colaboradores pueden registrar ingresos, salidas, actividades y evidencias operativas directamente desde el aeropuerto, generando información que se consolida automáticamente en los tableros de control corporativos.

Esta capacidad permitió fortalecer la trazabilidad de las operaciones y asegurar que cada actividad realizada quedara debidamente registrada y asociada a responsables específicos.

Capacidades operativas habilitadas

• Registro de ingreso y salida de personal.
• Control de posiciones de vuelo y posiciones fijas.
• Seguimiento de proveedores y terceros.
• Registro digital de actividades operativas.
• Evidencia de cumplimiento de tareas.
• Geolocalización de personal en tiempo real.
• Generación automática de bitácoras.

Uno de los retos identificados durante la implementación fue garantizar que los procesos de control de acceso, registro de actividades y seguimiento operativo pudieran continuar funcionando incluso en escenarios donde la conectividad a Internet fuera limitada o inexistente dentro de determinadas áreas aeroportuarias.

Para responder a esta necesidad, enITma desarrolló una modalidad Offline para la aplicación móvil, permitiendo que supervisores y agentes continúen registrando información crítica de la operación sin depender de una conexión activa.

La solución fue diseñada para mantener la integridad y trazabilidad de la información desde el momento en que inicia una actividad hasta que los datos son sincronizados con la plataforma central.

Capacidades de la operación Offline

• Registro de acceso de supervisores y agentes en posiciones de vuelo.
• Registro de inicio y fin de turno en posiciones fijas.
• Captura de actividades operativas durante la preparación y ejecución de vuelos.
• Registro de accesos de proveedores asociados a cada agente responsable.
• Almacenamiento seguro de información en el dispositivo móvil.
• Sincronización automática con la plataforma central una vez recuperada la conectividad.

Para garantizar la calidad de los datos, el sistema solicita inicialmente la identificación del agente responsable mediante información personal y mecanismos de validación definidos por la aerolínea. A partir de este registro, todas las actividades, accesos y evidencias capturadas durante la operación quedan asociadas a dicho usuario, preservando la trazabilidad completa del proceso.

Durante la operación, los agentes pueden registrar vuelos, seleccionar posiciones operativas como cabina o rampa y documentar las actividades realizadas directamente desde el dispositivo móvil. Una vez finalizado el servicio y restablecida la conexión a Internet, la información es enviada automáticamente al servidor corporativo para su procesamiento y consolidación en los tableros de control.

Esta capacidad permitió a Avianca asegurar la continuidad operativa en cualquier entorno aeroportuario, eliminando la dependencia de la conectividad como requisito para el cumplimiento de los procedimientos de seguridad y control de personal.

Beneficios obtenidos

• Operación continua aun en zonas sin cobertura de red.
• Eliminación de registros manuales temporales.
• Mayor confiabilidad en la captura de información.
• Conservación de la trazabilidad operativa.
• Sincronización segura de actividades y evidencias.
• Mayor disponibilidad de la solución para equipos de campo.

Gracias a esta funcionalidad, Avianca fortaleció la resiliencia de sus procesos operativos y aseguró que la información crítica de seguridad y cumplimiento estuviera disponible para análisis y toma de decisiones independientemente de las condiciones de conectividad presentes en cada aeropuerto.

Uno de los principales objetivos de Avianca era contar con información confiable para supervisar el cumplimiento de turnos y asegurar que cada posición operativa estuviera cubierta de acuerdo con las necesidades de la operación.

Con la implementación de los dashboards de Shift Compliance, la organización obtuvo una visión completa del desempeño operativo, desde indicadores ejecutivos hasta el detalle específico de cada posición y vuelo.

La plataforma permitió detectar desviaciones oportunamente, generar alertas de incumplimiento y facilitar la toma de decisiones por parte de los equipos responsables de la operación.

Información disponible para la gestión

• Cumplimiento de turnos por colaborador.
• Cobertura de posiciones operativas.
• Asistencia en tiempo real.
• Cumplimiento por vuelo.
• Indicadores de desempeño operativo.
• Reportes ejecutivos y operativos.
• Alertas e incidencias.

La solución no solo permitió mejorar el control del personal propio, sino también fortalecer la gestión de proveedores que participan en actividades aeroportuarias.

La información registrada por el sistema facilitó la coordinación entre las áreas de Seguridad, Operaciones, Recursos Humanos y Administración, generando una única fuente de información para el seguimiento de actividades y cumplimiento de servicios contratados.

Este enfoque permitió incrementar la transparencia operativa y mejorar la supervisión de los servicios prestados por terceros.

La implementación del Sistema de Control y Gestión del Esquema de Seguridad y Shift Compliance permitió a Avianca evolucionar hacia un modelo de supervisión digital, centralizado y orientado a datos.

Beneficios alcanzados

• Optimización de la gestión de turnos y recursos operativos.
• Mayor cumplimiento de normativas laborales y operativas.
• Incremento en la visibilidad de la operación aeroportuaria.
• Reducción de riesgos asociados al control de personal.
• Mejor asignación de colaboradores y proveedores.
• Fortalecimiento de los procesos de seguridad aeroportuaria.
• Mayor trazabilidad de actividades y accesos.
• Automatización de reportes e indicadores de gestión.
• Incremento en la productividad operativa.
• Mejor capacidad de respuesta ante incidencias.

Con esta implementación, Avianca fortaleció sus procesos de control operativo y seguridad aeroportuaria mediante una plataforma especializada desarrollada por enITma para las necesidades de la industria aérea.

El Sistema de Control y Gestión del Esquema de Seguridad y Shift Compliance permitió transformar la administración del personal en una operación digital, trazable y basada en información en tiempo real, contribuyendo a una gestión más eficiente, segura y preparada para los desafíos de una aerolínea líder en Latinoamérica.

Hoy, esta solución forma parte de la estrategia de transformación digital de Avianca, ayudando a conectar personas, procesos y tecnología para garantizar una operación aeroportuaria de clase mundial.