¿Qué es la gestión de procesos de negocio?
Los procesos de negocio constituyen el núcleo de toda organización. Deben funcionar de forma óptima para que se cumplan los objetivos definidos y las empresas se distingan de sus competidores a largo plazo. Los sistemas de control de procesos de negocio como base de la transformación digital son la clave del éxito: con una visión digital de toda la compañía, las empresas revisan y mejoran continuamente sus estructuras y procesos, identifican nuevos potenciales y áreas de negocio, y pueden utilizar la información obtenida para alinear sus ofertas con los deseos de sus clientes. De este modo, tras identificar cada proceso de negocio, se consigue una total transparencia en todos ellos, aumentando la velocidad de los procesos y reforzando su flexibilidad mediante la automatización. Esta mejora de la comprensión y la optimización y automatización continuas de los procesos reduce considerablemente los errores y ahorra tiempo. Los nuevos retos y las tendencias del mercado en la industria, pueden dominarse de forma estructurada con un sistema BPM y establecerse como nuevos modelos de negocio. La gestión de los procesos de negocio representa la base elemental para una mayor productividad y eficiencia en la empresa y, en consecuencia, es indispensable para estar al día y seguir teniendo éxito en el mercado a largo plazo.
El ciclo de vida de BPM
Un sistema BPM satisfactorio se inicia definiendo las etapas implicadas en un flujo de trabajo. Esto ayuda al equipo a identificar áreas de mejora y métricas para realizar un seguimiento del progreso. Al aplicar la gestión de procesos de negocio, las organizaciones pueden mejorar sus operaciones, lo que lleva a mejores resultados empresariales. Para lograr estos resultados, debe comprender completamente el ciclo de vida de BPM. Estos son los cinco pasos del ciclo de vida:
- Diseño de procesos: el equipo debe empezar por definir los objetivos dentro del proceso. A partir de ahí, las tareas individuales dentro del proceso de BPM general deben identificarse junto con los propietarios de tareas para cada paso del flujo de trabajo. Los pasos deben definirse claramente para que el equipo pueda identificar las áreas para la optimización de procesos y las métricas subsiguientes para realizar un seguimiento de su mejora.
- Modelo: durante este paso, el equipo debe crear una representación visual del modelo de proceso. Esto debe incluir detalles específicos, como líneas de tiempo, descripciones de tareas y cualquier flujo de datos en el proceso. Utilizar software de gestión de procesos de negocio es útil durante esta etapa.
- Ejecutar: el equipo debe llevar a cabo una prueba de concepto, probando el nuevo sistema BPM con un grupo limitado. Después de incorporar cualquier comentario, el equipo puede comenzar a implementar el proceso a un público más amplio.
- Supervisar: durante esta etapa, el equipo debe supervisar el proceso, medir las mejoras en la eficiencia e identificar cualquier cuello de botella adicional.
- Optimizar: en el paso final, el equipo realiza cualquier ajuste final al proceso para mejorar la actividad empresarial.
Un proyecto de BPM exitoso requiere una planificación cuidadosa y una comunicación abierta, pero después de mejorar un conjunto de actividades, los equipos rápidamente ven los beneficios de la misma.
Tipos de BPM
Hay tres tipos principales de gestión de procesos de negocio:
- BPM centrada en la integración: este tipo de BPM se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos procesos dependen más de las API y del mecanismo que integran los datos entre sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM).
- BPM centrada en el humano: este tipo de BMP se centra en la implicación humana, normalmente donde se necesitan aprobaciones. Las interfaces de usuario intuitivas con funciones de arrastrar y soltar permiten a los equipos asignar tareas a diferentes roles, lo que facilita la responsabilidad de los individuos a lo largo del proceso.
- BPM centrada en documentos: este tipo de BPM se centra en un documento específico como, por ejemplo, un contrato. Cuando las empresas compran un producto o servicio, debe pasar por diferentes formatos y rondas de aprobación para elaborar un acuerdo entre el cliente y el proveedor.
Ventajas de la gestión de procesos de negocio
Gracias al enfoque sistemático de la gestión de los procesos empresariales digitales y a la idea de la mejora continua, las empresas se benefician de una organización más eficaz y de otras ventajas de la BPM.
- Automatización y optimización de proceso de negocio
La fluidez de los procesos aumenta considerablemente la calidad del rendimiento de las operaciones. Gracias a las ventajas de BPM y a la automatización de cada proceso de negocio, se reducen los plazos de los pasos individuales de cada proceso y se minimiza la necesidad de conocimientos y controles, porque implementar BPM se traduce cada día en un ahorro de tiempo muy valioso para las empresas. - Documentación transparente y consistente del proceso de negocio End-to-End
Todos los que son procesos empresariales vigentes en la compañía están claramente documentados en una herramienta centralizada, de modo que siempre está claro cómo se desarrolla el proceso de negocio y quién está trabajando en cada tarea. Esta transparencia en los procesos permite identificar el potencial de optimización y automatización en una fase temprana y aplicarlo de forma significativa. - Gestión eficiente de workflows y combinaciones de sistemas
Con BPM, las empresas diseñan, prueban, implementan y establecen interacciones entre las personas, los datos y los sistemas, incluso sin ser expertos en TI. Pueden establecer flujos de trabajo empresariales para facilitar la ejecución de los procesos y combinar diferentes sistemas. - Control continuo y análisis basado en datos
El seguimiento y la visualización continuos del proceso de negocio en tiempo real es un requisito previo para su posterior optimización. Los datos generados permiten, por ejemplo, una comparación de los procesos objetivo con los reales, establecen valores medios y revelan posibles desviaciones. - Cambio hacia una organización ágil y orientada a los procesos
Con la ayuda de una herramienta BPM, las empresas se centran en sus propios procesos y los anclan de forma integral en sus propias operaciones. De este modo, el proceso de negocio puede alinearse sistemáticamente con los requisitos de los clientes y los objetivos de la organización y contribuir de forma significativa al éxito de la compañía. - Más transparencia gracias a la reducción de la complejidad de los sistemas y procesos
Si se reestructuran y digitalizan los pasos del proceso de negocio que antes eran manuales, suele reducirse también el número de personas implicadas, de modo que hay menos implicados en cada tarea. Esto no sólo minimiza la complejidad del mapa del proceso de negocio, sino que también conduce a una mayor estabilidad y transparencia.
Casos de uso de gestión de procesos de negocio
El software BPM proporciona más estructura alrededor de procesos, eliminando algunas de las ineficiencias dentro de un flujo de trabajo determinado. Estos son algunos ejemplos en los que se ha aplicado de forma eficaz:
- Distribución de contenido: Las empresas de medios pueden utilizar BPM para automatizar el proceso de preparación y entrega de contenido, desde la creación de contenido hasta la distribución. Un sistema de gestión de procesos de negocio se puede diseñar para interactuar con la gestión de contenidos, la gestión de derechos, el tráfico de contenidos y los sistemas de órdenes de trabajo.
- Servicio al cliente: los representantes de servicio al cliente pueden identificar preguntas frecuentes para que los chatbots las solucionen, aliviando al equipo cuando hay un alto volumen de solicitudes de servicio. Los datos de transcripción de centros de llamadas y chatbots también pueden ayudar a automatizar más los procesos, además de dar respuestas más personalizadas a los clientes.
- Finanzas: las empresas pueden crear plantillas para estandarizar envíos de pedidos de compra de varios equipos, lo que les permite adquirir software o hardware de negocio más rápidamente. Además, se pueden establecer flujos de trabajo personalizados para escenarios exclusivos.
- Recursos humanos: HH. puede emplear BPM para agilizar la gestión de documentos y flujos de trabajo. Proporciona un entorno más estructurado para procesar formularios de RR.HH. como, por ejemplo, la entrada y salida de los empleados, las evaluaciones de rendimiento, las solicitudes de vacaciones y la aprobación de la hoja de horas.
- Banca: Al procesar préstamos para individuos o empresas, los bancos necesitan evaluar el riesgo de crédito potencial de los solicitantes. Esto implica recopilar información de varias fuentes, como los solicitantes, los empleadores y las agencias de calificación crediticia. BPM agiliza las decisiones en torno a la elegibilidad del préstamo mediante la gestión del flujo de información durante todo el proceso y la reducción de errores en la documentación.
- Cumplimiento de pedidos: Las empresas pueden mejorar la eficiencia operativa de sus sistemas de entrega de pedidos utilizando BPM. Pueden utilizar BPM para gestionar ofertas especiales, la captura de pedidos y el cumplimiento de pedidos. Esto cambia el enfoque del proceso a una gestión de pedidos centrada en el cliente que ofrece un mayor valor empresarial.
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